Leo el contexto
No necesitas convertir tu problema en una especificación técnica.
Cuéntame qué está pasando
Cuéntame la situación con tus palabras. No necesitas una especificación técnica. También puedes escribir como particular; aclararemos si el proyecto encaja.
Cuéntamelo como te salga. Ya convertiremos el caos en requisitos.
Qué ocurre después
Aclaro lo que falta
Si hay dependencias, límites o decisiones pendientes, las concretamos.
Definimos el siguiente paso
Puede ser una estimación, una revisión, una propuesta de solución o la conclusión de que no encaja. También es una respuesta útil.